101 Guia legal para espacios coworking (II)

11 mayo, 2016 | Por | Comentar

101 coworking guide part II

Esta es la continuación del artículo 101 guía legal para espacios coworking que publicamos recientemente. Esta guía fue elaborada por Legalcoworking para Néxudus. En esta ocasión el contenido se centra en los detalles del llamado contrato coworking.


Guía legal orientativa para espacios coworking

Indice

1 ¿Por qué el coworking requiere una regulación específica?
2 El espacio
3 Los fundadores
4 La actividad
5 La relación coworking-coworker
5.1 El contrato coworking
5.1.1 Contenidos del contrato coworking
5.2 El reglamento interno
5.2.1 Contenidos recomendados del reglamento interno
5.3 El protocolo de actuación
5.3.1 Posibles conflictos que debe recoger el protocolo de actuación


5.- La relación coworking-coworker

Un coworking ofrece el espacio, el mobiliario y los recursos para trabajar; pero también incluye acceso a internet, luz, servicio de limpieza, climatización y otros gastos corrientes; y por otro lado también organiza encuentros profesionales, cursos, desayunos o charlas que promueven las sinergias y el crecimiento de los profesionales que trabajan en el espacio.  Así pues, un coworking es mucho más que un alquiler de espacios o una prestación de servicios.

En este sentido, la regulación de esta diversidad es complicada, porque hay varias actividades que no disponen de una regulación propia a la que acogerse.

Nos encontramos, por tanto, ante una laguna legal. Esto quiere decir que tenemos unos hechos que se repiten en diversos espacios donde se aplican unos usos y normas comunes que se han estandarizado en muchos coworkings por imitación, pero que no están regulados por ley. Esta incertidumbre a la hora de aplicar la regulación correcta es positiva porque tenemos la oportunidad de crear un contrato atípico a medida que definiremos como Contrato Coworking, igual como en su momento se creó el contrato de leasing, factoring o franquicia en España.

El contrato coworking se plantea como una solución a la dicotomía entre si debemos hacer un contrato de alquiler o un contrato de prestación de servicios. El contrato coworking es un contrato atípico y hecho a medida que engloba esta diversidad de actividades. Debe ser comprensible y sencillo para todos, pero al mismo tiempo tiene que dejar claros los derechos y deberes de todas las personas que participan y hacen posible un coworking.

Aparte del contrato coworking, en esta guía legal orientativa recomendamos dos documentos más que tienen el fin de marcar los derechos y deberes de cada una de las partes y sobre todo aportar herramientas al gestor del espacio como mediador de las situaciones que suceden: el reglamento interno y el protocolo de actuación.


5.1.- El contrato coworking

El contrato de coworking es un contrato atípico. Esto quiere decir que no está regulado por ley. Para hacer esta afirmación debemos comprobar que el vínculo entre los coworkers y el coworking cumpla las condiciones generales de contratación vigentes en cada país, como son la existencia del consentimiento, objeto y causa.

5.1.1 Contenidos del contrato coworking

El contrato de coworking debe incluir los contenidos de un contrato estándar al que cada espacio puede añadir o prescindir de aquellos elementos que no se adecuen a su espacio.

* Todos los contratos deben contener:

Un encabezamiento con los datos de las partes

Especificar que se trata de un contrato de coworking

Especificar los siguientes acuerdos / manifestaciones:

  • Primero – Objeto

Definir las prestaciones que ofrece el espacio, por ejemplo:

Servicios de gestión y dinamización

Servicios tecnológicos

Uso de mobiliario

Prestaciones accesorias: gastos de climatización, luz, agua corriente…

Uso de sala de reuniones

Promoción de los profesionales

Recepción de documentos

Etc.

  • Segundo – Horario

Delimitar el horario de apertura y el sistema de acceso al espacio que, de existir, puede ser mediante llave, tarjeta magnética o controlado por clave numérica.

  • Tercero – Precio y forma de pago

Detallar la tarifa contratada, la forma y los plazos de pago.

Indicar, en caso que exista, la garantía solicitada a los coworkers en caso de daños causados por un mal uso del mobiliario y las instalaciones o por incumplimiento de contrato; como, por ejemplo, si existen tarifas reducidas por permanencias superiores a un mes y el coworker desiste antes de finalizar el contrato. En este caso debe indicarse la penalización correspondiente, que puede ser la aplicación de la tarifa sin descuento o la pérdida de la garantía en caso de haberse fijado.

*Esta garantía no se refiere a la obligación de prestar fianza en los contratos de alquiler de locales, ya que ésta garantía serviría únicamente para hacer frente a los desperfectos del local y no a los impagos.

  • Cuarto – Duración del contrato

Definir la duración del contrato. El contrato debe indicar su duración y puede tener una periodicidad variable (semanal, mensual, trimestral, anual, etc); dependiendo del perfil profesional y voluntad de estabilidad o movilidad del coworker.

  • Quinto – Confidencialidad

Establecer el deber de confidencialidad con los coworkers y entre coworkers respecto la información de la actividad profesional que desarrolla en el espacio.

Indicar las medidas de seguridad de que dispone el espacio.

  • Sexto – Puestos de trabajo

Indicar la prohibición o permiso de transferibilidad de los puestos de trabajo a otros profesionales que no sean los indicados en el contrato; así como la responsabilidad de los coworkers sobre sus invitados/clientes que accedan puntualmente al espacio.

Indicar las condiciones de movilidad de los coworkers dentro del espacio de trabajo para asegurar la posibilidad de modificar la distribución del local por necesidad o voluntad del gestor del coworking.

  • Séptimo – Normas de funcionamiento

*Remitirse al Reglamento Interno que detallamos más adelante. Se recomienda adjuntarlo al contrato y que lo firmen las partes contratantes.

  • Octavo – Responsabilidad del coworker

Obligaciones fiscales y administrativas

Indicar la responsabilidad del coworker sobre el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y administrativas. Se recomienda dejar clara la total responsabilidad del coworker sobre la actividad que desarrolla en el espacio.

Correspondencia

Indicar la responsabilidad del coworking sobre la recepción de correspondencia. Si el espacio ofrece este servicio, debe indicarse en el contrato el plazo de aviso o entrega de la documentación recibida, el espacio de almacenaje e indicar que el espacio no se hace responsable de la posible pérdida u otras circunstancias que puedan malmeter el objeto recibido. El coworking tampoco se hace responsable del material recibido ni de la legalidad de su contenido ya que tan solo actúa como receptor excepcional.

Se recomienda indicar que los coworkers no podrán recoger correo o paquetería de otros coworkers sin previa autorización del receptor, para evitar, principalmente, extinción de plazos administrativos, judiciales o fiscales.

Seguro

Lo más importante es que el contrato deje claro quién es el titular del seguro, tanto si el clausurado indica que el coworker se hace responsable de su material; como si el espacio asegura los bienes de terceros (coworkers), principalmente los equipos informáticos de sobremesa.

  • Noveno – Causas de Resolución

Deben indicarse las causas de resolución del contrato, que pueden ser de mutuo acuerdo de las partes o por incumplimiento de las partes de cualquiera de sus obligaciones recogidas en el presente contrato y en los estatutos anexados.

  • Décimo – Protección de datos

Obtener el consentimiento de los coworkers para el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con la ley de protección de datos vigente en cada país.

* En el caso de que el espacio disponga de cámaras de video vigilancia, es necesario informar al coworker e indicarlo en todas las entradas del espacio mediante los correspondientes carteles. En este caso también debemos tener en cuenta legislación específica de cada país.

Recomendaciones

* Una vez que la empresa esté adaptada a la protección de datos, debes cumplir con los protocolos que marca la ley.

  • Undécimo – En caso de litigio

Indicar que en caso de litigio el contrato se resolverá en los juzgados del municipio donde se encuentra el coworking.


5.2.- Reglamento Interno

El reglamento interno incluye las normas de uso o conducta del espacio y las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento de las mismas. Se trata de un documento adjunto al contrato que se entrega al coworker cuando empieza a trabajar en el espacio.

5.2.1 Contenidos recomendados del reglamento interno

Horario de apertura y acceso al espacio

Protocolo de reserva de salas

Personal del espacio y responsabilidades o servicios prestados por cada uno de ellos

Responsabilidad sobre la conservación de mobiliario e instalaciones

Responsable de la limpieza del espacio o de materiales/utensilios de uso común

Responsabilidad sobre las pertenencias personales de los coworkers

Derecho de modificación de la organización del espacio

Uso de las zonas comunes

Derecho y condiciones de uso del logotipo y otras informaciones o aplicaciones gráficas de la marca, para comunicaciones de coworkers o usuarios del espacio a terceros

Medidas de confidencialidad

Espacio de encuentro o reunión con los clientes / colaboradores de los coworkers

Acceso de animales al coworking

Plan de emergencia en caso de evacuación forzosa del espacio

Recogida de correspondencia

Silencio, ruidos y música

Sanción (suele ser un aviso de rectificación de conducta y en última opción la resolución de contrato)


5.3 El protocolo de actuación

El protocolo de actuación es un documento interno al que sólo tiene acceso el titular del coworking y / o el gestor del espacio. La finalidad de este documento es establecer una línea de actuación ante un conflicto antes de que pase, para que en el momento que suceda el gestor tenga las herramientas para resolverlo o afrontarlo.

La interpretación o las soluciones de los puntos descritos a continuación, dependen de la metodología y filosofía de trabajo de cada espacio. Seguidamente apuntamos posibles conflictos que podemos encontrar en un espacio y que recomendamos incorporar al protocolo y establecer la metodología a seguir según los criterios de actuación de cada coworking.

5.3.1 Posibles conflictos que debe recoger el protocolo de actuación

Cómo actuar frente a una desavenencia o conflicto entre coworkers

Cómo afrontar un posible conflicto entre coworkers con un mismo perfil profesional

Determinar un mediador en caso de conflicto

Cómo afrontar un posible conflicto entre un coworker y el gestor del espacio

Describir los motivos y justificaciones públicas para delimitar el derecho de admisión

Determinar cómo afrontar los impagos

Describir el procedimiento, plazo de aviso e lugar de almacenaje en caso de prestar el servicio de recepción de correspondencia

Determinar los responsables y responsabilidades causados por los daños ocasionados en el espacio por un mal uso o desgaste

Determinar el protocolo de actuación ante robos o hurtos entre miembros del espacio o por agentes externos

Cómo actuar ante ruidos molestos

Cómo afrontar posibles auditorías o inspecciones a empresas ubicadas en el coworking

*NOTA: En esta guía se ha trazado una línea cronológica de aspectos legales, administrativos y de acompañamiento a tener en cuenta en la creación de espacios de coworking, de acuerdo con unos usos y costumbres que se han estandarizado en la mayoría de espacios de coworking, sin perjuicio de la legislación específica del país en que se encuentre ubicado el espacio en cuestión.

Guía orientativa elaborada por Maica Cabello, abogada y coworker; y Laia Benaiges, freelance en comunicación digital y fundadora del coworking Espai La Magrana.

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Categoria: Coworking, Formación, Noticias

Sobre el autor ()

Cofundador de @Nexudus, software para la gestión de espacios coworking. Ilustrador de #cowodoodles, galería visual sobre el coworking.

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