101 Guía legal para espacios coworking (I)

2 mayo, 2016 | Por | 1 Comentario

LegalGuideCoworking

Se acerca la Coworking Spain Conference y un año más serán muchos los temas en torno al coworking que se abordarán en paneles, talleres y charlas informales. Uno de los caballos de batalla en los espacios coworking, además de las impresoras, el control de acceso o los platos en el fregadero, son los condicionantes legales de una industria relativamente nueva que aún está en proceso de maduración.

Una de las cápsulas del segundo día lleva por título Legal Coworking y correrá a cargo de Laia Benaiges & Maica Cabello (CoworkingLegal), que recientemente han elaborado para Néxudus una guía legal orientativa para espacios coworking. En este y otro artículo posterior publicaremos en ZonaCoworking el contenido íntegro de la guía.


Guía legal orientativa para espacios coworking

Indice

1 ¿Por qué el coworking requiere una regulación específica?
2 El espacio
3 Los fundadores
4 La actividad
5 La relación coworking-coworker
5.1 El contrato coworking
5.1.1 Contenidos del contrato coworking
5.2 El reglamento interno
5.2.1 Contenidos recomendados del reglamento interno
5.3 El protocolo de actuación
5.3.1 Posibles conflictos que debe recoger el protocolo de actuación


1.- ¿Por qué el coworking requiere una regulación específica?

El coworking es una nueva forma de trabajar que permite a profesionales independientes, emprendedores y pequeñas o medianas empresas, compartir espacio, fomentar proyectos conjuntos y potenciar oportunidades de negocio.

A partir de esta definición encontramos los elementos principales que definen un coworking y que lo diferencian de los viveros de empresas, los centros de negocios o las oficinas convencionales. Elementos como la tipología de profesionales, la figura imprescindible del gestor, los vínculos que se establecen entre coworkers, las actividades paralelas que se organizan o las relaciones que se crean entre la comunidad, marcan la diferencia.

Sin estos elementos no hay coworking. Y con ellos nace la necesidad de crear una regulación específica para un sector emergente en evolución constante. Documentos legales que faciliten la convivencia de sus miembros y eviten conflictos a los gestores y a sus coworkers. Aunque en los espacios de coworking suele haber un ambiente de trabajo distendido, es necesario disponer de un regulación sencilla y comprensible que deje claras las reglas del juego y asegure la tranquilidad de ambas partes para evitar posibles conflictos.

En esta guía sobre aspectos legales para espacios coworking seguiremos un orden cronológico, que comienza en la elección del local y termina en la regulación de las relaciones entre coworkers y entre gestores/ fundadores y coworkers.


2.- El espacio

Antes de alquilar o comprar el local que convertiremos en coworking, debemos tener en cuenta una serie de aspectos:

  • Licencia de actividad: Suele ser de carácter municipal. Debemos asegurar con la administración correspondiente que la instalación de un coworking esté permitida en el local escogido. También debemos tener en cuenta la superficie y altura del espacio, porqué principalmente de esto dependerá que se clasifique en un anexo u otro dentro de una misma actividad, que debamos presentar un proyecto técnico más o menos detallado y que tengamos que cumplir unos requisitos más o menos estrictos en relación, principalmente, a la normativa de protección contra incendios y de accesibilidad.
  • Normativa de protección contra incendios: El local debe cumplir con aspectos cómo número mínimo de salidas de emergencia, distancia máxima de recorridos de evacuación, resistencia al fuego de la estructura y los cerramientos, iluminación de emergencia, extintores y otros aspectos a tener en cuenta según la legalidad vigente en cada país.
  • Accesibilidad: Depende de cada administración, pero hay que asegurar la accesibilidad para personas con movilidad reducida, así como un baño adaptado. Tengamos en cuenta que los espacios amplios y sin escalones son cómodos para todos.

Por todos estos motivos debemos tener en cuenta que la superficie, las instalaciones y la maquinaria (principalmente el sistema de climatización) sean lo más adecuadas posibles a nuestro proyecto, para asegurar la simplicidad de los trámites a realizar, para minimizar la necesidad de realizar obras y como ahorro económico.

* No dudéis en consultar con el técnico de la administración correspondiente las características que debe cumplir el local que os interese. Debe asegurarse con un ingeniero o arquitecto de confianza el cumplimiento de la normativa del local y tener una previsión del alcance de las obras y/o instalaciones necesarias para la obtención de la licencia antes de alquilarlo o comprarlo.


3.- Los fundadores

Es importante determinar y elegir correctamente la forma jurídica de los fundadores del espacio coworking. Si el fundador es una sola persona, podemos optar por darnos de alta de autónomos, ya que es la fórmula más fácil, rápida y económica para empezar la actividad empresarial o crear una sociedad unipersonal. Si los fundadores son dos o más personas, debemos crear una sociedad pluripersonal.

Debemos consultar las características de cada forma jurídica existente según el país donde se ubique nuestro espacio coworking, para asegurar que escogemos la opción más adecuada para nuestro proyecto.

La relación con los socios: el pacto de socios:
Si hemos escogido constituirnos como sociedad pluripersonal, es importante redactar un pacto de socios. El pacto de socios evita situaciones de bloqueo, prevé situaciones como que un socio abandone el proyecto, inicie un proyecto similar o no cumpla con lo pactado. El pacto de socios se puede hacer en cualquier momento, pero es recomendable llevarlo a cabo al inicio de la actividad. No requiere ningún requisito formal, pero es recomendable elevarlo a público ante notario.

El pacto de colaboradores o partners también es un buen recurso a utilizar cuando se crean proyectos conjuntos puntuales con otros profesionales, situación que sucede con frecuencia en un coworking


4-. La actividad

El siguiente paso es dar de alta la actividad en la administración fiscal correspondiente. Debemos tener en cuenta las diversas actividades que se llevan a cabo en el espacio, ya que no suele existir el coworking como tal. Suelen ser actividades relacionadas con oficinas y despachos, pero es importante valorar la importancia que adquieren las actividades paralelas que se organizan en un coworking (por ejemplo, eventos, fiestas, bares o exposiciones) para valorar la necesidad de darlas de alta.


En el siguiente artículo hablaremos sobre el contrato coworking y sus contenidos, así como del reglamento interno a considerar en un espacio coworking. No os lo perdáis!

Fuente de la imagen de portada: Mari Helin-Tuominen

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Categoria: Coworking, Formación

Sobre el autor ()

Cofundador de @Nexudus, software para la gestión de espacios coworking. Ilustrador de #cowodoodles, galería visual sobre el coworking.

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